Ajouter un événement
Après avoir au préalable créé un atelier, vous pouvez créer des événements associés à cet atelier dans l’agenda.
Pour ajouter un événement, il suffit de vous rendre dans le menu latéral “Communautés”, de sélectionner votre communauté, puis de vous rendre dans l’onglet “Ateliers” puis "Tous les ateliers" et de cliquer sur le "Ajouter un événement" sur la ligne de l'événement pour lequel vous souhaitez créer un événement.
Une fenêtre s'ouvre, et le nom et la description de l'atelier sont automatiquement renseignés. Renseignez ensuite les informations suivantes :
La date et l’horaire
Le type d’événement : en visioconférence ou en présentiel
L'outil de visioconférence ou la salle de réunion si l'événement est en visioconférence : vous pouvez choisir la solution Barnalive ou une autre solution (comme Zoom ou Google Meet). Il est également possible de créer une salle de réunion pour gagner du temps dans la création de votre événement
L'adresse postale si l'événement est en présentiel (pensez à renseigner l'adresse complète, numéro, nom de rue, code postal et ville)
Des précisions éventuelles sur l’événement : par exemple, apporter une bouteille d'eau pour une séance d'activité physique adaptée
Animateurs et participants de l’événement
Ajoutez directement des animateurs et des participants à votre événement.
À noter : ceux-ci doivent déjà être au préalable membre de votre communauté.
Le nombre de participants maximum
La visibilité de votre événement : public, communauté, ou privé.
Les paramètres d’accès à la visioconférence : ce champ vous permet de choisir combien de temps avant le début de l’événement vous souhaitez afficher le bouton “Rejoindre” ou "Comment m'y rendre ?" pour les participants et animateurs
L'autorisation d'accès aux retardataires pendant l'événement : ce champ vous permet de choisir combien de temps après le début de l’événement vous souhaitez afficher le bouton “Rejoindre” ou "Comment m'y rendre ?" pour les retardataires afin de ne pas perturber le déroulement de l’événement
Transmis avant l'atelier : ils sont transmis dès l'inscription d'un participant. Les documents que vous pouvez transmettre acceptent les fichiers PDF ou images (JPG, PNG, etc)
Transmis après l'atelier : vous pouvez décider de transmettre ou non un questionnaire d’évaluation envoyé par e-mail à l’issue de chaque événement. Il vous suffira de renseigner le lien de votre questionnaire.
Une fois l’ensemble des champs complétés, vous pouvez soit : "Programmer et quitter", soit "Programmer et dupliquer" l'événement que vous venez de créer. Dans le second cas, une nouvelle fenêtre identique s'ouvrira avec tous les champs pré-remplis. Vous n'aurez plus qu'à définir une date pour votre nouvel événement.
ℹ️ Dans le cas des structures sur Barnabe.io, veillez à bien ajouter un animateur à vos événements une fois créés. Dans le cas des cabinets libéraux, vous êtes automatiquement ajouté(e) en tant qu'animateur(rice) de vos événements.
Pour ajouter un événement, il suffit de vous rendre dans le menu latéral “Communautés”, de sélectionner votre communauté, puis de vous rendre dans l’onglet “Ateliers” puis "Tous les ateliers" et de cliquer sur le "Ajouter un événement" sur la ligne de l'événement pour lequel vous souhaitez créer un événement.
Une fenêtre s'ouvre, et le nom et la description de l'atelier sont automatiquement renseignés. Renseignez ensuite les informations suivantes :
Date et lieu de l'événement
La date et l’horaire
Le type d’événement : en visioconférence ou en présentiel
L'outil de visioconférence ou la salle de réunion si l'événement est en visioconférence : vous pouvez choisir la solution Barnalive ou une autre solution (comme Zoom ou Google Meet). Il est également possible de créer une salle de réunion pour gagner du temps dans la création de votre événement
L'adresse postale si l'événement est en présentiel (pensez à renseigner l'adresse complète, numéro, nom de rue, code postal et ville)
Des précisions éventuelles sur l’événement : par exemple, apporter une bouteille d'eau pour une séance d'activité physique adaptée
Animateurs et participants de l’événement
Ajoutez directement des animateurs et des participants à votre événement.
À noter : ceux-ci doivent déjà être au préalable membre de votre communauté.
Paramètres avancés
Le nombre de participants maximum
La visibilité de votre événement : public, communauté, ou privé.
Les paramètres d’accès à la visioconférence : ce champ vous permet de choisir combien de temps avant le début de l’événement vous souhaitez afficher le bouton “Rejoindre” ou "Comment m'y rendre ?" pour les participants et animateurs
L'autorisation d'accès aux retardataires pendant l'événement : ce champ vous permet de choisir combien de temps après le début de l’événement vous souhaitez afficher le bouton “Rejoindre” ou "Comment m'y rendre ?" pour les retardataires afin de ne pas perturber le déroulement de l’événement
Contenus et évaluations associés par défaut
Transmis avant l'atelier : ils sont transmis dès l'inscription d'un participant. Les documents que vous pouvez transmettre acceptent les fichiers PDF ou images (JPG, PNG, etc)
Transmis après l'atelier : vous pouvez décider de transmettre ou non un questionnaire d’évaluation envoyé par e-mail à l’issue de chaque événement. Il vous suffira de renseigner le lien de votre questionnaire.
Une fois l’ensemble des champs complétés, vous pouvez soit : "Programmer et quitter", soit "Programmer et dupliquer" l'événement que vous venez de créer. Dans le second cas, une nouvelle fenêtre identique s'ouvrira avec tous les champs pré-remplis. Vous n'aurez plus qu'à définir une date pour votre nouvel événement.
ℹ️ Dans le cas des structures sur Barnabe.io, veillez à bien ajouter un animateur à vos événements une fois créés. Dans le cas des cabinets libéraux, vous êtes automatiquement ajouté(e) en tant qu'animateur(rice) de vos événements.
Mis à jour le : 24/11/2022
Merci !